応募先へのメッセージ例文テンプレート！好印象を与えるコツを徹底解説

応募先へのメッセージは、あなたの第一印象を左右する重要なものです。
「件名は何にしよう？」「この敬語で合っているかな？」「返信がないけど、どうしたらいい？」など、メールの作成や送信後の対応に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、応募から内定までの各段階で必要となるメッセージの書き方を、具体的な例文とともにわかりやすく解説していきます。これを読めば、自信を持って応募先とやり取りできるようになるでしょう。


【目次】

■応募先へのメッセージで押さえるべき基本マナー
・応募先へのメッセージの基本的な構成と書き方
・適切な敬語と丁寧語の使い分け方
・送信前の確認ポイントと注意事項

■応募先へのメッセージ例文を状況別・目的別に紹介
・求人へ応募するとき
・面接日程の調整を依頼するとき
・面接日程の変更を依頼するとき
・内定を承諾・辞退するとき
・応募先から返信がないとき

■ポイントを押さえて好印象を与えるメッセージを作成しよう

・応募先へのメッセージの基本的な構成と書き方
応募先へのメッセージを作成する際は、ビジネスメールの基本構成を押さえることが重要です。
まず件名は「4月1日掲載 経理職募集への応募」のように具体的内容を明記します。本文は「拝啓」で始め、時候の挨拶に続いて応募の意思を伝えましょう。

自己PRの部分では経験や実績を簡潔に述べ、勤務可能な時間帯は「平日9時から17時、週3日から」など具体的な条件を記載します。面接希望日時は相手の都合に合わせやすいよう、第三希望まで記入するとよいでしょう。

応募書類は漏れなく添付し、「履歴書・職務経歴書を添付させていただきました」と本文で明記します。書類のファイル名は「氏名_履歴書」など分かりやすい形式を心がけましょう。
最後に「敬具」で締めくくり、署名をつけましょう。
氏名、連絡先（電話番号・メールアドレス）を漏れなく記載することが大切です。送信前には連絡先の内容に誤りがないか、本文の誤字脱字がないか必ず確認しましょう。

自己PR、職務経歴の書き方については、こちらの記事もご参照ください。
▶職務経歴って何を書けばいいの？
▶志望動機を書く上で避けたい４つのＮＧポイント


・適切な敬語と丁寧語の使い分け方
応募先へのメッセージでは、敬語を適切に使い分けることが重要です。敬語は「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があり、状況に応じて使い分けます。

尊敬語は相手の行動を直接的に敬う表現で、「（相手が）いる→いらっしゃる」「（相手が）言う→おっしゃる」などがあります。
謙譲語は「（自分が）行く→伺う」「（自分が）言う→申し上げる」のように、自分の行動を低めることで相手を立てる表現です。
丁寧語は「です」「ます」など、基本的な丁寧さを示します。
また、同じ意味でも文章と口語で表現が変わることがあります。特によく使う「貴社」（文章）、「御社」（口頭）など、適切な表現を選ぶことが大切です。

また、二重敬語には注意が必要です。「お帰りになられる」は「お帰りになる」、「部長様」は「部長」が正しい表現となります。


・送信前の確認ポイントと注意事項
メールを送信する前には、必ず確認すべき重要なポイントがあります。

まず、宛先のアドレスを再確認し、誤送信を防ぎましょう。
本文は可能であれば声に出して読み上げ、誤字脱字や言い回しの不自然さをチェックします。自宅以外などで声に出すのが難しい場合でも、頭の中で最初から通して読み、てにをはの違和感や誤字脱字をチェックしましょう。

添付ファイルがある場合は、ファイル名や内容、容量を確認します。履歴書や職務経歴書は、送った内容の改ざんが簡単にされないようPDFにして送りましょう。
送信ボタンを押す前に、1分程度の送信保留時間を設定することで、誤送信のリスクを大幅に軽減できます。

送信後はこまめにメールボックスを確認し、返信があったらなるべく早く対応するようにしましょう。
登録されていないメールアドレスから送られてきたメールは迷惑メールフォルダに入ってしまうことも多いため、そちらも合わせて確認するようにします。


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以下では、応募先へのメッセージ例文を状況別・目的別に紹介しています。ご自身にあった例文をご覧ください。


・求人へ応募するとき
■求人へ応募するときの例文

件名: 経理職応募の件（氏名）

株式会社〇〇
人事ご担当者様

初めまして。〇〇と申します。
このたび、貴社の経理職の募集を拝見し、ぜひ応募させていただきたくご連絡いたしました。

私は▲▲株式会社で〇年間、経理・会計業務に従事し、仕訳処理や月次・年次決算業務の実務経験を積んでまいりました。
結婚に伴い転居が発生したため退職し、現在は3歳の息子の子育てをしております。この度、夕方まで延長保育のある幼稚園に入園が決まったため、改めて経理のキャリアを積みたいと思い応募いたしました。
実務のブランクはありますが、知識を維持するために勉強を続け、昨年日商簿記2級を再受験して2度目の合格をすることが出来ました。

勤務については、平日9時から17時で、週3日～4日の勤務を希望しております。
履歴書・職務経歴書を添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

署名:
〇〇 〇〇（氏名）
メール: xxxxx@xxxx.com
電話: 090-xxxx-xxxx


■面接日程の調整を依頼するときの例文

件名: 面接日程のご調整のお願い（氏名）

株式会社〇〇
人事ご担当者様

お世話になっております。
先日はご対応いただき、誠にありがとうございました。
このたび、貴社の採用面接につきまして、日程調整のお願いでご連絡いたしました。

以下の候補日時の中で、ご都合の良いお時間はございますでしょうか？

候補日時：

◯月◯日（◯）10:00～12:00スタート
◯月◯日（◯）13:00～15:00スタート
◯月◯日（◯）14:00～16:00スタート

他に適したお時間がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

署名:
〇〇 〇〇（氏名）
メール: xxxxx@xxxx.com
電話: 090-xxxx-xxxx

面接日程の調整・変更時は、急な体調不良などでない限り、遅くとも面接日の2営業日前までには連絡するのがマナーです。


・面接日程の変更を依頼するとき
■面接日程の変更を依頼するときの例文

件名: 面接日程変更のお願い（氏名）

株式会社〇〇
人事ご担当者様

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接を予定しております〇〇です。
誠に申し訳ございませんが、〇〇という事情により、当初の面接日時の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。

ご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、以下の候補日時の中でご調整いただくことは可能でしょうか？

候補日時：

◯月◯日（◯）10:00～12:00
◯月◯日（◯）13:00～15:00
◯月◯日（◯）14:00～16:00

もし上記以外で調整可能な日時がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
急なお願いとなり大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

署名:
〇〇 〇〇（氏名）
メール: xxxxx@xxxx.com
電話: 090-xxxx-xxxx

面接日変更依頼の場合は、変更理由を簡潔に説明し、謝罪の言葉を添えます。その際、「申し訳ございませんが」という前置きを用いて、丁寧に変更をお願いしましょう。


・内定を承諾・辞退するとき
■内定を承諾するときの例文

件名: 【Re: 内定通知のご連絡】（氏名）

株式会社〇〇
人事ご担当者様

お世話になっております。
このたびは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

選考を通じて、貴社の魅力や業務内容により一層の関心を持ちました。慎重に検討させていただきました結果、貴社からの内定を謹んでお受けいたします。
入社後は、一日も早く業務に貢献できるよう、精一杯努力してまいります。今後の手続きや必要な準備について、ご指示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

署名:
〇〇 〇〇（氏名）
メール: xxxxx@xxxx.com
電話: 090-xxxx-xxxx


■内定を辞退するときの例文

件名: 【内定辞退のご連絡】（氏名）

株式会社〇〇
人事ご担当者様

お世話になっております。
このたびは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

慎重に検討させていただきましたが、自身のキャリアプランを踏まえ、他の道を選択することを決断いたしましたため、誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴社の選考を通じて多くの学びを得ることができ、大変感謝しております。お忙しい中、ご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます。

貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

署名:
〇〇 〇〇（氏名）
メール: xxxxx@xxxx.com
電話: 090-xxxx-xxxx

内定承諾や辞退の際は、誠意を持って迅速な対応を心がけましょう。
他社選考中などですぐに決断が出来ない時も、まずはその旨を連絡し、相手をただ待たせるだけにならないようにします。


・応募先から返信がないとき
■応募先へのリマインドメールの例文

件名: 【採用選考に関する件】（氏名）

株式会社〇〇
人事ご担当者様

お世話になっております。
〇月〇日に貴社の〇〇職に応募いたしました、〇〇と申します。

その後の選考状況について、差し支えなければご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

引き続き、貴社で働く機会を心待ちにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

署名:
〇〇 〇〇（氏名）
メール: xxxxx@xxxx.com
電話: 090-xxxx-xxxx

一般的に応募から3〜5営業日が経過した時点、もしくは面接時に相手から提示された日時までに連絡がなければ、丁寧なリマインドメールを送ることをお勧めします。
夏季休暇や年末年始などのタイミングなど、長期休暇が近い場合は応募ページにお知らせが出ていることもありますので、事前に返信について案内が出ていないかも確認しておきましょう。
送信は平日の10時から17時の間が望ましく、催促めいた表現は避け、応募への意欲と誠意を伝えることが重要です。


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応募先へのメッセージは、誤字脱字のチェックを入念に行い、声に出して読み返すことが大切です。また、送信前に第三者に内容を確認してもらうと、より確実です。
メールの文面は、簡潔かつ丁寧な言葉遣いを心がけ、特に初回のやり取りでは、ビジネスマナーを意識したフォーマルな表現を選びましょう。

アカナビでは、応募先とチャットのようにやり取りできるメッセージボードを活用して、よりタイムリーにメッセージや書類のやり取りが可能です。
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