最近はデータ作成も一般的になった履歴書。とはいえ紙の履歴書がなくなったわけではなく、どちらを提出したら良いのか、迷う方もいらっしゃいますよね。

履歴書は、「何で」書かれているかより、「何が」書かれているかという「中身」が最も重要なのは言うまでもありません。
応募先から指定がある場合は従うのが大前提ですが、何の指定もない場合は手書きでもデータ作成でも、それが直接的に選考に影響することはないと思って良いでしょう。

ただ、第一印象に与える影響は多少なりともありますので、応募先の企業が手書きとデータのどちらを好む傾向がありそうかは考える必要があります。
外資系やIT企業等、業務内容や応募条件にPCスキルが必要とされている求人に手書きの履歴書を送ると、効率的な人ではない、あるいはPCスキルがない人ではないかと思われてしまうこともあるようです。
逆に歴史の古い企業や家族経営の企業、ハローワークや紙媒体の求人誌など昔からある方法で採用活動を行っている企業の場合は、手書きの方が好印象な傾向にあると言われています。

それ以外にも手書きの場合、データの場合でそれぞれメリット、デメリットがありますので、それぞれ確認していきましょう。

応募者にとって手書きのメリットは、丁寧な文字で綺麗に書かれた履歴書を提出することで、真面目な人柄をアピールできる点です。
特に字が綺麗な方は、取引先へのお礼状や宛名の代筆等、対外的な場面で重宝されることもあります。
また、一枚ずつ履歴書を書くのは手間も時間もかかるため、「本気でこの仕事に就きたい」という熱意や真剣さも伝わります。

これまで培ってきた経験やスキルが重視される求人ではなく、新卒採用や職種未経験など人柄が重視される募集では、手書きにした方が伝わりやすいという意見もあります。

データ作成の一番のメリットは、修正が簡単で複製もしやすいことです。複数の会社に応募するときには、志望動機などの一部分のみを修正すればよいので、非常に効率的です。
WordやExcelの履歴書フォーマットをダウンロードできるサイトも多数ありますので、自分が記入しやすそうなものを探してみると簡単に作成できます。
パソコンの使用機会が多い仕事に応募する方は、データ作成の履歴書を提出することで、文章作成スキルやITリテラシーを持っていることのアピールにもつながります。
受け取る企業側としても、字の上手下手に関係なく読みやすく、データの状態の方が管理もしやすいというメリットがあります。

企業側から履歴書を事前にメールで送ることを指示された場合、手書きの履歴書をスキャンしたり撮影したりすると、字や写真が不鮮明で読みづらくなってしまう恐れもありますので、初めからデータで作成して送付した方が確実です。


では次に、それぞれの方法で履歴書を作成する場合の注意事項です。

・記入は黒のボールペン
履歴書は黒一色を使って作成するのが一般的です。アピールしたいポイントがあっても、赤字にしたり太いペンを使ったり、下線を引いたりするのはやめましょう。
鉛筆やシャープペンシルで書くのはNGであることはご存じの方も多いと思いますが、こすって消せるボールペンもインクが熱や摩擦に弱く、保管状況によっては文字が消えてしまうこともあるためNGです。
長期保管が必要な書類や証書、宛名書きには不適切と販売元からも注意がありますので、履歴書には消えないボールペンを使用しましょう。

・字はとにかく丁寧に、読みやすさを重視
上手な字であるに越したことはありませんが、上手い下手以上に大事なのが丁寧に読みやすく書かれているかどうかです。
文字の大きさのバランスや改行の位置など、読みづらくならないように意識して書きましょう。

データで作成する場合には、履歴書の中身と合わせてパソコンのスキルや一般的なビジネスマナーも見られていると考える必要があります。
誤字脱字だけでなく、ファイル名のつけ方やメールの文面などもおかしいところはないか、しっかり確認してから送付しましょう。

・WordかExcelで作成し、メール送付ならPDFに変換してから送る
データで提出する場合はPDFに変換したものを送付しましょう。
自身で書いた文言の改ざん防止、WordやExcelのバージョンが異なることで発生するレイアウト崩れや文字化けを防ぐためです。

・フォントは明朝体やゴシック体など一般的なものを選び、太字などの装飾はしない
基本的にはフォーマット通りに入力していけば問題ありませんが、目立たせたいからといって太字などの装飾をしたり、色を変えたりするのは、手書きの履歴書同様にNGです。
適度な余白や改行で読みやすく工夫することも大事です。

・データで提出するときは、写真もデータのものを挿入、紙で提出ならプリントアウト後に証明写真を貼付する
写真は本人確認も兼ねておりますので、鮮明であることが最重要です。
手元にあるのが10年前の写真など、今の自分の姿と明らかに乖離がある場合は、手間だったとしても撮り直しましょう。
メール送付などデータで提出する場合は、データの状態になっている証明写真を位置やサイズを調整して挿入しましょう。
データで作成した後、印刷して提出する場合は、プリントアウトした後に証明写真を貼りましょう。

・ファイル名には送信日や氏名を記載
履歴書をメール送付する際には、応募先の企業が管理しやすいよう、ファイル名に「20220908_履歴書_アカナビ花子」のように、送信日や氏名を記載しましょう。


履歴書は応募先の企業に自分という人間を知ってもらう、最初の一歩。手書きで記入する場合もデータで作成する場合も、読み手を意識することが一番大事です。
少しでも好印象を与えられるよう、読みやすく分かりやすく、を意識して作成してみましょう！

制作／編集：　アカナビ事務局