＜事務所様＞

会計事務所／20名以下／東京都内
  

＜在宅導入への課題＞
在宅導入を決意しても半分以上は紙の領収書！データ化してもまとまっていない状況に

内勤で決算や申告書作成をリードしてくれていたベテランスタッフが、家族の転勤のため退職してしまうことに。
「リモートで働ければ続けたかった」と残念そうだったスタッフの言葉に、本格的に在宅勤務制度の導入を決断。

在宅導入にあたり、最大のネックとなったのは、昔ながらの紙の領収書のクライアントが多いことでした。
そのため、下記のような不安がありました。

・自宅で作業を行って万が一紛失してしまったら。
・過去の資料なしで書類の作成は出来るのか。

一部のクライアントには、エクセルや画像でデータをもらうように依頼しましたが、それでも全体の半分程度は紙が中心です。
また、参照する過去の資料も印刷してファイリング保管が多く、印刷前の元データは個々のPCにあり、全体共有がされていない状態でした。




  

＜会計事務所の在宅導入にあたり、まず初めに行ったこととは？＞
大がかりのシステムを入れる前に、紙資料を整理する人員を確保！

まずは、社内に散見する紙資料を一元化する必要性があると考えました。

「紙の資料を全てデータ化する」
「個々のPCにあるデータを集約して整理する」

一見単純作業ではありますが、膨大な数があるために、社員に業務を割り振ると大きな業務負荷になります。
そのため、内勤のパートスタッフを1名採用することに。
具体的な業務内容は、紙の資料をスキャンしてデータ化することと、各担当者がクラウド上にアップロードした過去のデータをクライアントごとに整理整頓すること。

簿記の知識や会計事務所の経験は不要かつ、フルタイムで出勤しなくても良い仕事なので、扶養内で事務の仕事をしたいというパートスタッフはすぐ見つかりました。

初めは途方もない作業に見えましたが、一度過去クライアントのデータが整理できてしまえば、新しく行うデータ化はさほどの量ではありません。
新しくお取引を始めるクライアントには極力データでやり取りを依頼し、引き続き紙でデータをいただくクライアント対応のため、パートスタッフには週2日、1日6時間程出勤してもらっています。







  

＜会計事務所の在宅導入に成功＞
データ化を行えたことで、その後の在宅導入もスムーズに！

・業務効率化
紙のファイルをめくって該当書類を探していたものがデータ化したことで、検索ボタンですぐに探せるようになり、作業スピードが飛躍的に上がりました。
また、領収書整理などを専門に行うパートスタッフがいることで、税務会計知識を持つスタッフがより専門的な提案や書類作成に時間をかけることができるようになりました。

・残業時間の軽減
今まではお子様の病気や家族の病院の付き添いなどが急に発生した場合、出社している他のスタッフが休んだスタッフの分もサポートしていたため、残業が増えてしまうことも。

在宅勤務が可能になったことで、当人以外の事情で出社が難しい場合は自宅で業務を進められるようになり、出社スタッフに負担がかからないようになりました。

・定着率UP
「いざという時は在宅勤務ができる」という安心感により、子育てや介護、転勤による転居などの理由で仕事を諦める方が減り、スタッフの定着率がUP。

結果として長く働いてくれるスタッフが増え、スタッフ育成や採用活動のコストを減らすこともできました。
  

このように、在宅導入には大きなメリットがあります。
今回は、事務所内の紙資料の整理のために新しくパート採用を行った会計事務所様の事例をご紹介しました。
その他にも会計事務所の在宅導入の事例が多数ございますので、まずはお話だけでも聞いてみませんか？






      

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